AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

Sifat Siklus Pengeluaran

            Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri aktivits-aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan pembayaran barang  serta jasa, aktivitas utama utama dari siklus pengeluaran adalah (1) membeli barang  dan jasa-transaksi  pembelian dan (2) melakukan pembayaran-transaksi pengeluaran kas.

-          Tujuan Audit

Manajemen akan menetapkan asersi implisit dan eksplisit tentang transaksi dan saldo siklus pengeluaran dalam laporan keuangan perusahaan.  Asersi-asersi ini mendefinisikan tujuan audit spesifik dari program audit siklus pengeluaran. Kebanyakan audit atas siklus pengeluaran mencakup tujuan-tujuan utama tersebut, tetapi tidak dimaksudkan untuk membahas semua situasi yang dihadapi klien. Untuk mencapai tujuan audit spesifik tersebut, auditor menggunakan bagian dari metode perencanaan dan pengujian audit

Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua, yaitu jasa yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tidak berwujud).

-          Menggunakan Pemahaman Tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan Strategi Audit

a.       Pemahaman Tentang Bisnis dan Industri Klien

Pemahaman atas pemicu ekonomi dalam siklus pengeluaran biasanya sangat penting untuk mengaudit perusahaan manufaktur, pedagang besar, dan perusahaan eceran. Bagi beberapa perusahaan yang bergerak dalam industri jasa, hutang usaha mungkin tidak memiliki peran yang signifikan dan resiko terjadinya salah saji yang material tidaklah besar. Pemahaman tentang bisnis dan industri ini akan membantu auditor dalam memahami resiko bisnis klien. Selain itu, pemahaman ini juga akan membantu auditor dalam membuat pertimbangan tentang :

1.                       Materialitas siklus pengeluaran bagi pemakai laporan keuangan

2.    Resiko inheren dalam siklus pengeluaran

3.    Pengendalian internal kunci dimana auditor berharap dapat menentukan resiko pengendalian bisnis

4.    Pemberian jasa bernilai tambah

b.      Materialitas

Siklus pengeluaran merupakan proses inti bagi banyak industri dan mencerminkan jumlah seta volume transaksi dalam siklus ini dimana resiko terjadinya salah saji yang material adalah tinggi.

Pengalokasian materialitas ke akun – akun yang dipengaruhi oleh transaksi dalam siklus ini akan bervariasi sesuai dengan pertimbangannya. Pentingnya siklus pengeluaran ini juga bisa bervariasi menurut jenis usaha yang dijalankan. Satu industri dapat memproses transaksi  bernilai millyaran dollar selama suatu siklus operasi, sementara yang lainnya mungkin lebih kecil.

Sistem akuntansi yang terkomputerisasi harus mampu memilah pengeluaran menurut kelompok beban dan besarnya transaksi, serta memudahkan perhitungan observasi, jumlah total dan rata – ratanya.

c.       Risiko Inheren

Dalam menilai resiko inherenuntuk aseri – asersi siklus pengeluara, auditor harus mempertimbangkan faktor – faktor yang penting yang bisa mempengaruhi asersi – asersi diseluruh laporan keuanga, serta faktor – faktor yang hanya berkaitan dengan asersi spesifik dalam siklus pengeluaran .

Siklus pengeluaran cenderung menanggung resiko kecurangan yang dilakukan karyawan melalui pengeluaran kas yang tidak diotorisasi.  Faktor – faktor lainnya yang dapat menimbulkan salah saji dala asersi siklus pengeluaran mencangkup berikut ini :

1.      Volume transaksi dalam siklus ini biasanya tinggi.

2.      Pembelian dan pengeluaran kas biasa dilakukan tanpa otorisasi

3.      Pembelian aktiva dapat diselewengkan

4.      Pembayaran atas faktur penjual mungkin dilakukan dua kali

5.      Masalah akuntansi yang tidak tepat mungkin terjadi berkaitan dengan al – hal seperti apakah biaya harus dibebankan atau dikapitalisasi.

d.      Risiko Prosedur Analitis

Pengujian analitis merupakan hal yang efektif dalam mengidentifikasi akun – akun siklus pengeluaran yang mengandung salah saji. Resiko prosedur analitis merupakan unsur siklus deteksi bahwa prosedur analitis tersebut akan gagal mendeteksi kekeliruan yang material. Prosedur analitis yang hanya berfokus pada pembelian dan hutang usaha akan memberikan informasi yang sangat dapat diandalkan. Apabila perusahaan sedang berkembang, maka merupakan hal yang biasa untuk memperkirakan pembelian, persediaan dan hutang tumbuh pada tingkat yang konsisten.

-          Mempertimbangkan Komponen Pengendalian Internal

a.       Lingkungan pengendalian

Faktor lingkungan pengendalian seperti integritas dan nilai etis menjadi sangat penting dalam siklus pengeluaran. Agen pembelian mungkin mendapat tekanan dari penjual yang ingin, termasuk menawarkan “ pembayaran kembali” melakukan transaksi bisnis yang lebih besar dengan pemasok tersebut. Pemahaman tentang bagaimana manajemen bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya perusahaan merupakan hal yang berguna untu menentukan :

1.      Lapaoran yang digunakan manajemen untuk mengevaluasi kinerja riview perusahaan

2.      Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen di riview

3.      Keputusan yang didasarkan atas lapotan itu

4.      Kebijakan perusahaan untuk menindaklanjuti  masalah yang berasal dari laporan utama

b.      Penilaian Resiko Manajemen

Penilaian resiko manajmen yang berkaitan dengan aktivitas siklus pengeluaran meliputi pertimbangan atas hal – hal berikut :

1.        Kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus kas untuk transaksi pembelian

2.        Kontijensi yang berkaitan dengan komitmen pembelian

3.        Terus terjadinya pelengkapan yang penting dan stabilitas pemasok yang penting

4.        Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan

5.        Atensi perusahaan terhadap resiko terjadinya pembayaran berganda

6.        Atensi perusahaan terhadap resiko kecurangan yang dilakukan leh pegawai.

c.       Informasi Dan Komunikasi ( Sistem Akuntansi)

Pemahaman atas sitem akuntansi memrlukan pengetahuan tenta ng metode pemprosesan data dan dokumen serta catatan penting yang digunakan dalam peprosesan transaksi siklus pengeluaran. Informasi penting yang harus dipahami auditor meliputi :

1.      B agaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali

2.      Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan jasa diterima atau barang dikembalikan

3.      Catatan akuntansi, dokumen, akun, dan file komputer apa yang digunakan dalam akuntansi untuk beerbagai tahapan dari setiap siklus pembelian

4.      Proses yang mengawali terjadinyapembayran atas barang dan jasa

d.      Pemantauan

Beberapa jenis aktiva pemantauan secara terus – menerus atau periodik dalam komponen ini apat memberikan manajemen informasi tentang keefektifan komponen pengendalian internal lainnya dala mengurangi resiko salah saji yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus pengeluaran. Aktivitas pemantauna yang mengharuskan auditor mendapatkan pengetahuan, apabila berlaku, mencangkup : (1) umpan balik yang terus menerus dari pesok perusahaan menyangkut setiap masalah pembayaran atau masalah pengiriman dimasa depan, (2) komunikasi auditor eksternal tentang kondis yang dapat dilaporkan atau kelemahan yang material atas pengendalian internal yang relevan, yang ditemukan selama audit sebelumya, dan (3) penilaian periodik oleh auditor internal tentang kebiajakan serta prosedur pengendalian yang berhubungan dengan siklus pengeluran.

e.       Penilaian Awal atas Resiko Pengendalian

Berdasarkan infornasi dari pemahaman semata, penilaian awal auditor atas pengendalian haruslah maksimum. Auditor dapat melaksanakan beberapa pengujian pengendalian secara berbarengan dengan prosedur untuk mendapatkan pemahaman yang diperlukan. Untuk asersi siklus pengeluaran dimana auditor tidak merencanakan untuk menilai resiko pengendalian pada tingkat yang rendah, auditor harus mempunyai pengetahuan yang dibutuhkanguna mengidentifikasi jenis – jenis salah saji potensial yang dapat teerjadi dan melangkah ke tahap perancangan pengujian substantif.

Aktivitas Pengendalian – Transaksi Pembelian

Hampir semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Jenis- jenis pengendalian computer ada dua, yaitu:

1.        Pengendalian umum, yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer

2.        Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi yang terkomputerisasi

-            Dokumen dan Catatan yang Umum

Dokumen dan catatan yang sering ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi:

a.       Permintaan Pembelian

b.      Pesanan Pembelian

c.       Laporan Penerimaan

d.      Faktur Penjual

e.       Voucher

f.       Laporan Pengecualian

g.      Ikhtisar Voucher

h.      Register Voucher

i.        File induk pemasok yang telah disetujui

j.        File pesanan pembelian terbuka

k.      File penerimaan

l.        File transaksi pembelian

m.    File induk hutang usaha

n.      File suspense atau penolakan

-            Fungsi-fungsi

Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:

a.       Pengajuan Pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:

1.      Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui

2.      Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa

3.      Pembuatan pesanan pembelian

b.      Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik barang atau jasa, yang mencakup :

1.      Penerimaan barang

2.      Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan

3.      Pengembalian barang ke pemasok

c.       Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi:

1.         Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban

2.         Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat

-            Perolehan Pemahaman dan Penilaian Risiko Pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi untuk merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memilikipemahaman yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi risiko salah saji yang material, dan merancang pengujian substantif. Sama halnya dengan keempat komponen pengendalian internal lainnya, pemahaman tentang aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan transaksi pembelian terutama diperoleh melalui pengalaman sebelumnya dengan klien, Tanya jawab, observasi, dan inspeksi dokumen.

Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat sedang atau tinggi, maka ia dapat menggunakan pengetahuan tentang keefektifan pengendalian yang diperolehnya ketika memahami pengendalian internal. Auditor juga dapat menguji keefektivan pengendalian manajemen seperti pengendalian anggaran dan review manajemen atas transaksi yang menjadi tanggung jawabnya.

Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat rendah, maka ia harus:

1.      Menguji keefektifan pengendalian umum;

2.      Menggunakan teknik audit berbantuan komputer (CAATs) untuk mengevaluasi keefektifan pengendalian terprogram;

3.      Menguji keefektifan prosedur untuk menindaklanjuti pengecualian yang diidentifikasi oleh pengendalian terprogram.

Beberapa pengujian pengendalian dapat dilakukan secara berbarengan dengan perolehan pemahaman pada tahap perencanaan audit. Sifat dan luas pengujian pengendalian akan bervariasi secara terbalik dengan tingkat risiko pengendalian yang direncanakan auditor. Penilaian risiko pengendalian yang rendah akan membutuhkan bukti yang lebih kompeten daripada penilaian risiko pengendalian yang lebih tinggi.

Aktivitas Pengendalian – Transaksi Pengeluaran Kas

-            Dokumen dan Catatan yang Umum

Dokumen dan catatan penting yang umum digunakan dalam pengolahan transaksi pengeluaran kas meliputi:

1.      Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang yang namanya tertulis  dalam perintah tersebut atau kepada pembawa.

2.      Ikhtisar cek. Laporan yang berisi seluruh cek yang diterbitkan  dalam suatu bacth atau selama sehari.

3.      File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan cek kepada pemasok atau pihak lainnya. Ini digunakan untuk pembukuan ke utang dagang dan file induk buku besar.

4.      Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi   formal mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok atau pihak lain.

-            Fungsi-fungsi

Fungsi pengeluaran kas adalah proses yang dilakukan perusahaan sehubungan dengan penerimaan barang dan jasa dari pihak lain. Fungsi pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran utang dan pada saat yang bersamaan juga melakukan pencatatan pengeluaran kas.

Pembayaran Utang dan Pencatatan Pengeluaran

Biasanya bendahara  atau fungsi manajemen kas bertanggung jawab untuk memutuskan voucher yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada tanggal jatuhnya.  Semua pembayaran harus dilakukan dengan cek. Komputer bisa diprogram untuk memilih voucher-voucher yang jatuh tempo pada setiap hari dari file induk utang dagang dan laporan ini direview untuk menentukan utang nama yang harus dibayar, dengan mempertimbangkan posisi pada kas.

Pengujian Substantif atas Saldo Hutang Usaha

Pengujian substantif atas utang usaha ditujukan untuk memperoleh keyakinan tentang keandalan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan utang usaha, membuktikan keberadaan utang usaha dan keterjadian transaksi yang berkaitan dengan utang usaha yang dicantumkan di neraca, membuktikan kelengkapan transaksi yang dicatat dalam catatan akuntansi dan kelengkapan saldo utang usaha yang disajikan di neraca, membuktikan kewajiban klien yang dicantumkan di neraca, membuktikan kewajaran penyajian dan pengungkapan utang usaha di neraca. Untuk mencapai tujuan audit tersebut auditor seharus dapat menempuh berbagai prosedur audit.

-            Penentuan Risiko Deteksi untuk Pengujian Rincian

Hutang usaha dipengaruhi baik oleh transaksi pembelian yang menambah saldo maupun oleh transaksi pengeluaran kas yang menurunkan saldo tersebut. Jadi, risiko pengujian rincian untuk asersi hutang usaha dipengaruhi oleh risiko inheren, risiko prosedur analitis, dan faktor-faktor risiko pengendalian yang berkaitan dengan kedua kelompok transaksi.

-            Prosedur Awal

Dalam prosedur audit awal, auditor membuktikan keandalan catatan akuntansi utang usaha yang diselenggarakan oleh klien, dengan cara mengusut saldo utang usaha yang dicantumkan di neraca ke dalam akun utang usaha yang diselenggarakan di dalam buku besar, membuktikan ketelitian penghitungan saldo akun utang usaha di dalam buku besar, dan membuktikan sumber pendebitan dan pengkreditan akun utang usaha di dalam buku besar ke dalam register bukti kas keluar dan jurnal penerimaan kas.

-            Prosedur Analitis

Dalam prosedur analitik, auditor menghitung berbagai ratio, yaitu tingkat perputaran utang usaha, ratio utang usaha dengan utang lancar, kemudian dibandingkan dengan harapan auditor, misalnya ratio tahun yang lalu, rerata ratio industri, atau ratio yang dianggarkan. Di samping itu, dalam prosedur analitik, auditor membandingkan akun biaya dengan akun biaya yang sama tahun lalu atau biaya yang dianggarkan untuk mendapatkan indikasi kemungkinan adanya understatement utang lancar. Pembandingan ini membantu auditor untuk mengungkapkan, yaitu

1.    Peristiwa atau transaksi yang tidak biasa,

2.    Perubahan akuntansi,

3.    Perubahan usaha,

4.    Fluktuasi acak atau

5.    Salah saji.

-            Pengujian Rincian Saldo

a.       Konfirmasi hutang usaha. Prosedur ini bersifat opsional karena konfirmasi ini tidak dapat menjamin bahwa hutang yang belum dicatat akan dapat ditemukan dan bukti eksternal berupa faktur dan laporan bulanan penjual harus tersedia untuk mendukung saldonya. Konfirmasi hutang usaha direkomendasikan apabila risiko deteksi rendah, terdapat kreditor individual dengan saldo yang relative besar atau perusahaan mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajibannya. Konfirmasi juga harus dikirimkan kepada pemasok utama yang telah digunakan pada tahun sebelumnya tetapi tidak dalam tahun berjalan dan tidak mengirimkan laporan bulanan.

b.      Merekonsiliasi hutang yang belum dikonfirmasi dengan laporan pemasok. Para pemasok biasanya mengirimkan laporan bulanan yang bias dijumpai dalam file klien. Jumlah yang terhutang pada pemasok menurut daftar hutang klien dapat direkonsiliasi dalan laporan tersebut. Bukti yang diperoleh dari prosedur ini kurang dapat diandalkan karena laporan pemasok telah dikirimkan kepada klien dan bukan langsung kepada auditor. Selain itu laporan ini mungkin tidak tersedia dari pemasok tertentu.

-            Pembandingan Penyajian Laporan dengan GAAP

Hutang usaha harus diidentifikasi dan diklasifikasikan secara tepat sebagai kewajiban lancer. Jika saldo hutang usaha mencakup pembayaran di muka yang material kepada beberapa pemasok untuk pengiriman barang dan jasa di masa depan maka jumlah semacam itu harus di reklasifikasi sebagai uang muka kepada pemasok dan dicatat sebagai aktiva. Pengungkapan juga perlu dilakukan atas penjaminan dan hutang pihak yang mempunyai hubungan istimewa, komitmen pembelian serta kewajiban kontinjen.

Jasa Bernilai Tambah

Standar audit yang belaku umum tidak mensyaratkan bahwa auditor harus melakukan jasa bernilai tambah. Meskipun demikian apabila ada auditor telah menyeesaikan suatu audit,maka mereka biasanya sangat mengetahui tentang bisnis dan praktik bisnis klien,hasil operasi dan aus kasnya,serta pengendalian internal perusahaan.

Jasa penting yang ditawarkan akuntan public adaah membantu klien mengantisipasi jenis peluang dan membantunya mengembangkan visi bagaimana membuat jenis kas positif menjadi arus nyata.