SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan beragumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternatif mengatakan bahwa strategi muncul melalui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut pandang ini akan dibahas, beserta implikasinya dalam hal desain dan operasi sistem pengendalian manajemen.

I.          Konsep-Konsep Dasar

·      Pengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan mengemudikan sebuah mobil. Bagian ini akan dimulai dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.

-       Elemen-elemen Sistem Pengendalian

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:

1.      Pelacak (detector) atau sensor—suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penilai (assesor)—suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3.      Effector—suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4.      Jaringan komunikasi—perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector.

·       Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer diseluruh  tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan. Terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana:

1.      Dalam proses ini, manajemen memutuskan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi, dan sebagian dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana-rencana ini.

2.      Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis. Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah ahli mekanik, tetapi manajer seringkali mendeteksi informasi penting dengan mata, telinga, dan indra mereka sendiri.

3.      Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antarindividu. Suatu organisasi terdiri dari banyak bagian yang terpisah, dan pengendalian manajemen harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya, suatu kebutuhan yang hanya ada secara harmonis dengan bagian lainnya.

4.      Seorang manajer yang bertindak sebagai assesor mungkin memutuskan bahwa “biaya yang ada terlalu tinggi” tetapi tidak melihat adanya tindakan mudah atau otomatis yang menjamin turunnya biaya ke standar  yang diinginkan.

5.      Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri; yaitu, pengendalian tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal seperti thermostat, tetapi para manajer yang menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang atasan.

·       Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian lagkkah-langkah berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem.

II.          BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal.  Formulasi strategi paling tidak sistematis, fokus pada jangka panjang, mempergunakan perkiraan kasar akan masa depan dan proses perencanaan merupakan hal penting. Pengendalian tugas paling sistematis, fokus pada jangka pendek, mempergunakan data akurat saat ini dan hal yang lebih penting adalah pengendalian. Sementara pengendalian manajemen, sekali lagi, terletak diantaranya, dengan menjadikan pengendalian dan perencanaan merupakan hal yang sama pentingnya. 

·       Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek pengendalian manajemen :

-       Kegiatan Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi:

a.    Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

b.    Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

c.    Mengkomunikasikan informasi.

d.   Mengevaluasi informasi.

e.    Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

f.     Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

-       Keselarasan Tujuan

Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharunsnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarsan tujuan dalam pikirian setiap pribadi.

-       Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

-       Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada “hasil- hasil” moneter—laba bersih, pengembalian atas modal dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial—mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

-       Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan—baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar, dan keluhan pelanggan) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai akibat dari penghapusan peraturan pemerintahan)—yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategis yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

·       Perumusan strategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategi merupakan perencanaan besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior.

-       Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengedalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut.

·       Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

·       Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abad ke-19. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon.

a.       Akses secara mudah dan cepat

b.      Komunikasi multi-target

c.       Komunikasi berbahaya rendah

d.      Kemampuan menampilkan citra tertentu

e.       Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu